ขั้นตอนการยืม – คืนวัตถุ โดย นางสาวพลอยไพลิน เทพพงษ์, เจ้าหน้าที่ทะเบียน

ขั้นตอนดำเนินการก่อนยืมวัตถุ

ในกรณีที่ฝ่ายพิพิธภัณฑ์เป็นผู้ยืมวัตถุจากหน่วยงานอื่น เบื้องต้นภัณฑารักษ์จะเป็นผู้แจ้งความประสงค์แก่ผู้อำนวยการพิพิธภัณฑ์ว่าต้องการยืมวัตถุชิ้นใดมาจัดแสดง เมื่อได้รับการอนุมัติ ภัณฑารักษ์จะแจ้งข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่ทะเบียนเพื่อให้จัดทำหนังสือสัญญายืมวัตถุ (Loan Agreement) โดยวัตถุที่ยืมมาจะต้องสอดคล้องกับโครงการและกิจกรรมของพิพิธภัณฑ์เป็นหลัก หลีกเลี่ยงการยืมวัตถุที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการสนับสนุนในเชิงพาณิชย์ทั้งทางตรงและทางอ้อม และวัตถุนั้นต้องเป็นวัตถุที่ถูกต้องตามกฎหมายด้วย

แต่ในกรณีที่หน่วยงานอื่นๆ ต้องการยืมวัตถุจากพิพิธภัณฑ์ไปจัดแสดง ในเบื้องต้นต้องแจ้งความประสงค์ต่อผู้อำนวยการเพื่อขออนุมัติการให้ยืมวัตถุออกจากพิพิธภัณฑ์ โดยการยืมนี้จะต้องสอดคล้องตามวัตถุประสงค์ของพิพิธภัณฑ์ หลังจากได้รับการอนุมัติแล้วเจ้าหน้าที่ทะเบียนจะเป็นผู้รับผิดชอบประสานงาน และดำเนินการในขั้นตอนต่อไป

ข้อตกลงก่อนการยืม

หลังจากได้รับคำสั่งอนุมัติแล้ว ในกรณีที่ทางพิพิธภัณฑ์เป็นผู้ยืมวัตถุ เจ้าหน้าที่ทะเบียนจะจัดเตรียมเอกสารสำหรับการยืม และประสานงานเพื่อรอกำหนดวันส่งมอบวัตถุ แต่ถ้าในกรณีที่ทางพิพิธภัณฑ์เป็นผู้ให้ยืม เจ้าหน้าที่อนุรักษ์จะเป็นผู้ตรวจสภาพวัตถุชิ้นนั้นก่อนว่ามีสภาพสมบูรณ์เพียงพอต่อการนำไปจัดแสดงหรือไม่ หากวัตถุมีสภาพดีสามารถนำไปจัดแสดงได้ เจ้าหน้าที่ทะเบียนจะจัดส่งรายงานสิ่งอำนวยความสะดวกเพื่อการจัดแสดงและการจัดเก็บวัตถุ (Facility Report) แก่ผู้ยืมเพื่อกรอกรายละเอียด เช่น พื้นที่สำหรับจัดแสดง การควบคุมอุณหภูมิและความชื้น ระบบการรักษาความปลอดภัย เป็นต้น ถ้าวัตถุมีสภาพชำรุดจนไม่สามารถนำไปจัดแสดงภายนอกได้ หรือสิ่งอำนวยความสะดวกระหว่างการจัดแสดงไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ ทางพิพิธภัณฑ์หรือผู้ให้ยืมสามารถปฏิเสธการยืมวัตถุได้

เอกสารสัญญา

เมื่อผ่านการดำเนินการที่ได้กล่าวไว้เบื้องต้นแล้ว ในกรณีที่ทางพิพิธภัณฑ์เป็นผู้ยืมวัตถุ ให้ปฏิบัติตามข้อตกลงในหนังสือสัญญาที่ผู้ให้ยืมจัดทำขึ้น เรียกว่า หนังสือสัญญายืมวัตถุเข้า (Incoming Loan Agreement) ในกรณีที่ทางพิพิธภัณฑ์เป็นผู้ให้ยืมวัตถุ ควรจัดทำหนังสือสัญญายืมวัตถุออก (Outgoing Loan Agreement) เพื่อให้ผู้ยืมได้ลงนาม โดยทั้งสองแบบมีรายละเอียดคล้ายคลึงกันดังนี้
– ชื่อหน่วยงานของผู้ยืมหรือผู้ให้ยืมวัตถุ
– ผู้ติดต่อประสานงาน
– ที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ทั้งผู้ยืมหรือผู้ให้ยืมวัตถุ และผู้ติดต่อประสานงาน
– วัตถุประสงค์ของการยืม
– สถานที่จัดแสดงหรือจัดเก็บวัตถุระหว่างยืม
– ช่วงระยะเวลาในการยืม
– ข้อความกำกับวัตถุจากผู้ให้ยืม
ในกรณีของการยืมวัตถุ ควรมีช่องว่างสำหรับผู้ให้ยืม ระบุถึงผู้เอื้อเฟื้อวัตถุจัดแสดง เช่น วัตถุนี้ได้รับความอนุเคราะห์ยืมมาเพื่อจัดแสดงจาก..(ระบุชื่อ).. หรือข้อความอื่นๆ ตามความประสงค์ของผู้ให้ยืม
– รายการและจำนวนวัตถุ

นอกจากรายละเอียดเบื้องต้นแล้ว ในเอกสารสัญญาอาจระบุถึงผู้รับผิดชอบเรื่องการประกันภัย การขนส่ง และการจัดเตรียมบรรจุภัณฑ์สำหรับการเคลื่อนย้ายวัตถุ โดยปกติผู้ยืมวัตถุจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมด หรือถ้าผู้ให้ยืมมีค่าธรรมเนียมสำหรับการยืมวัตถุ ควรจะรวมค่าใช้จ่ายส่วนนี้ไปในค่าธรรมเนียมด้วย

เอกสารสัญญานี้จะสมบูรณ์เมื่อทั้งสองฝ่ายคือผู้ให้ยืมและผู้ยืม ร่วมลงนามยอมรับข้อตกลงและเงื่อนไขที่เกิดขึ้น และสัญญาจะสิ้นสุดลงเมื่อได้ทำการส่งวัตถุคืนหน่วยงานในสภาพสมบูรณ์

เงื่อนไขในการยืม

โดยปกติแล้วผู้ยืมจะต้องเป็นผู้ดูแลรักษาวัตถุให้ปลอดภัยจากปัจจัยความเสี่ยงที่เป็นอันตรายต่อวัตถุทั้งปวง เช่น ควรจัดเก็บวัตถุในพื้นที่ที่ควบคุมอุณหภูมิ ความชื้น และระดับความเข้มข้นของแสงที่เหมาะสมต่อวัตถุ มีความสะอาด ปราศจากสิ่งสกปรก แมลง และสัตว์ต่างๆ รวมถึงมีการจัดระบบการรักษาความปลอดภัยที่ดีตลอด 24 ชั่วโมง หากเกิดความเสียหายขึ้นต่อวัตถุ ผู้ยืมจะต้องแจ้งแก่ผู้ให้ยืมทันที อีกทั้งการกระทำการใดๆ ที่ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงต่อวัตถุ เช่น การทำความสะอาด ซ่อมแซม หรือการเปลี่ยนแปลงการจัดเก็บ ผู้ยืมต้องได้รับความเห็นชอบของผู้ให้ยืมเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนดำเนินการใดๆ ก็ตาม

ในกรณีที่ผู้ยืมต้องการบันทึกภาพวัตถุเพื่อนำไปศึกษาข้อมูล ประชาสัมพันธ์ตามสื่อสิ่งพิมพ์และเอกสารต่างๆ ต้องระบุชื่อผู้ให้ความอนุเคราะห์วัตถุทุกครั้ง และผู้ยืมควรส่งมอบเอกสารดังกล่าวแก่ผู้ให้ยืมด้วย หากต้องการขยายเวลายืม ผู้ยืมต้องแจ้งแก่ผู้ให้ยืมทราบเป็นลายลักษณ์อักษรตามกำหนดระยะเวลาขั้นต่ำที่ผู้ให้ยืมได้แจ้งไว้อย่างน้อย 1 เดือน หรือตามที่ได้ระบุไว้ในสัญญา

การส่งมอบวัตถุ

ก่อนการส่งมอบวัตถุ ผู้ให้ยืมควรตรวจสภาพวัตถุว่ามีร่องรอยชำรุดบริเวณใดบ้าง บันทึกภาพถ่ายอย่างละเอียด พร้อมแนบสำเนาเอกสารสัญญา สภาพวัตถุก่อนส่งมอบ และคู่มือการเปิดบรรจุภัณฑ์ให้ผู้ยืมก่อนหรือพร้อมกันกับวัตถุ เพื่อให้ผู้ยืมได้ศึกษาข้อมูลของวัตถุก่อนเปิดบรรจุภัณฑ์
ในวันส่งมอบวัตถุ กรณีที่ผู้ให้ยืมส่งมอบวัตถุด้วยตัวเอง ควรชี้แจงให้ผู้ยืมเข้าใจในเอกสารแนบ ตรวจสภาพวัตถุและร่องรอยชำรุดร่วมกัน ก่อนลงนามในเอกสารสัญญายืม แต่หากผู้ให้ยืมไม่สามารถเดินทางไปส่งมอบด้วยตัวเองได้ ควรส่งเอกสารที่ได้กล่าวมาเบื้องต้นไปยังผู้ยืมเพื่อให้ศึกษาก่อน เมื่อผู้ยืมได้รับวัตถุแล้ว จึงตรวจสภาพวัตถุอย่างละเอียดว่ามีร่องรอยชำรุดตามเอกสารของผู้ให้ยืมหรือไม่ หากมีมากกว่าที่แจ้งมา ผู้ยืมต้องรีบติดต่อหรือทำเอกสารแนบไปยังผู้ให้ยืมทันที เพื่อหาสาเหตุของความชำรุดที่เกิดขึ้น หลังจากนั้นแล้วจึงลงนามในเอกสารสัญญาพร้อมส่งกลับไปยังผู้ให้ยืมในภายหลัง

เมื่อเกิดความเสียหายระหว่างการยืม
เมื่อวัตถุเกิดความเสียหายระหว่างการยืม ผู้ยืมต้องรีบติดต่อผู้ให้ยืมทราบทันที หลังจากนั้นจึงติดต่อบริษัทประกันภัยเพื่อดำเนินการต่อไป ควรจัดทำรายงานสรุปรายงานความเสียหายที่เกิดขึ้นเพื่อส่งมอบแก่ผู้ให้ยืมทราบด้วย

การขยายเวลายืม
หากต้องการขยายเวลายืมวัตถุ ผู้ยืมควรแจ้งให้ผู้ให้ยืมได้รับทราบก่อนอย่างน้อย 3 เดือน ถ้าผู้ให้ยืมตกลงว่าสามารถขยายเวลายืมวัตถุได้ ผู้ยืมควรจัดทำเอกสารสัญญาขยายเวลายืม (Extending Loan Agreement) เพื่อให้ผู้ให้ยืมได้ลงนามเป็นลายลักษณ์อักษร การขยายเวลายืมวัตถุจึงจะเป็นผลสมบูรณ์ แต่หากผู้ให้ยืมไม่ตกลง ผู้ยืมควรจัดเตรียมส่งวัตถุคืนตามวันและเวลาที่กำหนดไว้ตามสัญญา

การส่งคืน
ก่อนส่งมอบวัตถุคืน ผู้ยืมจะตรวจสอบสภาพวัตถุอีกครั้งหลังจากที่ได้นำไปจัดแสดงว่าสภาพวัตถุมีการเปลี่ยนแปลงไปมากน้อยเพียงใด หากวัตถุชำรุดเพิ่มมากขึ้น ผู้ยืมควรแจ้งแก่ผู้ให้ยืมทราบทันทีเพื่อหาวิธีการซ่อมสงวนและรักษาวัตถุต่อไป แต่ถ้ายังคงสภาพเดิม ให้เตรียมวัตถุส่งคืนพร้อมหนังสือสัญญาคืนวัตถุ (Outgoing Release Agreement) เมื่อผู้ยืมส่งมอบวัตถุแก่ผู้ให้ยืมพร้อมลงนามในหนังสือสัญญาเรียบร้อยแล้ว จึงถือว่าเป็นการจบสิ้นกระบวนการยืมและคืนวัตถุอย่างสมบูรณ์

หมายเหตุ
ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเรื่องสิ่งอำนวยความสะดวกเพื่อการจัดแสดงและการจัดเก็บวัตถุ จากบทความเรื่อง Standard Facility Report